Planificador de cursos - Facilitando la vida a los coordinadores de formación

 

Alerta: sólo es operativo en LibreOffice.  En Apache OpenOffice presenta un par de problemas.  Los resolveremos, pero de momento sólo es funcional en LibreOffice.

Miniatura del CalendarioObjetivo

La plantilla Planificador de cursos (PlanCurs_1.2.ots adjunta al pie del artículo) es una hoja de cálculo con macros.  Está destinada a facilitar la labor de los coordinadores de formación de centros de estudios a la hora de establecer los calendarios de los cursos de formación no reglada.

Quizás algunos dispongan de un sofware que les facilite la tarea, pero hemos comprobado en numerosos centros que los coordinadores establecen el calendario "pintando" manualmente un calendario artesano al tiempo que intentan cuadrar la duración del curso con las jornadas de clase.

En estos casos agradecerán la ayuda de que les provee este Planificador de cursos para automatizar esta tediosa labor.

Para usarlo, tan sólo precisarán disponer de OpenOffice o LibreOffice, pues las macros que contiene no son compatibles con Microsoft Excel.

Última versión

Siempre se encontrará la última versión del Planificador de cursos en http://ifanlo.com/planificador-cursos

Protección de hojas

Cada una de las hojas del documento ha sido protegida para evitar accidentes que desbaraten las fórmulas. Naturalmente, se han desbloqueado las celdas donde el usuario debe introducir información. La protección de hojas está establecida sin contraseña, así que cualquiera puede, bajo su propio riesgo, desprotegerlas desde el menú Herramientas > Proteger documento > Hoja.

Forma de uso (a modo de tutorial)

La forma de uso de este documento es como sigue:

  • Habrá que establecer la seguridad de macros en "nivel medio" para que Open/LibreOffice permita la ejecución de las macros incluídas. Para ello, acceder al menú Herramientas > Opciones > Open/LibreOffice > Seguridad > Seguridad de macros.
  • El documento se distribuye como plantilla (extensión .ots), por lo cual si se pulsa sobre él desde el explorador de archivos, se creará un nuevo documento basado en la plantilla. Si se desea editar la propia plantilla, abrá que abrirla desde Open/LibreOffice.

El usuario deberá introducir la siguiente información:

  • Días Festivos:
    El listado viene precargado con algunos feriados habituales en España. Habrá que completarlo con fiestas autonómicas, locales, o días no lectivos por cualquier motivo. Ello permitirá que no se asignen clases a estos días cuando se calcule el calendario. Revisar las fiestas móviles, pues figuran las de 2015/2016.
    Días festivos
  • Formato del calendario:
    Si alguien desea que el "calendario" se dibuje con colores o tipografías diferentes de las predeterminadas, bastará con acceder a la hoja Formato y cambiar los formatos establecidos para las celdas de cada tipo: días hábiles, festivos, días de clase, o etiquetas. Tras pulsar el botón Actualizar formatos se pintará el calendario con los formatos establecidos aquí.Formato del Calendario
  • Entrada de Datos:
    Se rellenarán las celdas sombreadas en amarillo: nombre del curso, fecha de inicio del curso, duración total del mismo, duración de la clase y hora de inicio de la misma. También se activarán las casillas de los días de la semana en que se impartirá el curso. Por defecto ya estará activada la correspondiente a la fecha de inicio.
    Entrada de datos

Introducida la información en Entrada de Datos, se pulsará el botón Calcula Clases/Sesiones y en la barra de estado se mostrará durante breves segundos una barra mostrando el progreso del cálculo.

Una vez hecho esto, tenemos diferentes posibilidades:

  • En la Entrada de Datos se habrá actualizado la hora final de cada clase y la fecha de finalización del curso.
  • En el Listado de Clases se podrá comprobar el listado de clases generado. Aquí se podrían establecer excepciones manualmente. Por ejemplo, un día que se adelanta o atrasa el inicio de la clase. Una alerta informará de que la suma de las duraciones de las sesiones coincide con la duración total del curso. Este listado de clases puede ser impreso. Pero lo que es mucho mejor: se puede pulsar el botón Exporta iCalendar (.ics), donde tras seleccionar el directorio donde lo deseamos, se creará un archivo iCalendar con los eventos del curso. Se podría distribuir este archivo entre los participantes para que lo puedan importar con facilidad en cualquier sistema de calendario electrónico: Google Calendar, Outlook, etc.
    Listado de Clases
  • El Calendario mostrará los días de clase destacados con el formato que se haya establecido en Formato del calendario. Se puede capturar la imagen (ImprPant) para pegar en algún otro documento. No funcionará la facilidad de copiar para luego pegar como imagen, pues se pierden los formatos condicionales que permiten destacar festivos y días de clase. También se puede imprimir directamente. En el caso de que el curso sólo transcurra en un año natural, tan sólo se imprimirá éste. Si la finalización del curso es en el año posterior al del inicio del curso, se imprimirán los dos años.
    Calendario

Unos botones de la parte superior de cada hoja facilitarán la navegación por el documento.

Bajo los botones de navegación, todas las hojas disponen de una ayuda breve.

Hay una hoja oculta, nombrada como Cálculos, con algunas interioridades del cálculo. Se ha ocultado para no añadir distracciones al usuario, pero se puede mostrar desde Formato > Hoja > Mostrar.

Agradecimientos

Este trabajo se lo dedico a Vanessa Compte y María Rodríguez, de PUE, quienes me inspiraron su realización.

Copyright y Licencia de uso

Copyright 2015, por Ismael Fanlo  

La hoja de cálculo Planificador de Cursos y el código que contiene son software libre y pueden distribuirse en cualquier modo y propósito respetando las siguientes libertades:

  • Eres libre de usarlo con cualquier propósito en cualquier circunstancia y dispositivo.
  • Eres libre de estudiar como ha sido elaborado y adaptarlo a tus propias necesidades en cualquier manera que se te ocurra.
  • Puedes distribuirlo en cualquier modo, mientras mantengas esta nota de Copyright y Licencia de uso.
  • Puedes distribuir las modificaciones efectuadas, siempre que mantengas esta nota de Copyright y Licencia de uso.
AdjuntoTamaño
PlanCurs_1.2.ots51.5 KB